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Para quê orçamento?

Ralph Barnard
Tecnólogo em Gestão Financeira, especialista em Administração de Empresas pela PUC-SP e cursando MBA Controller pela Fipecafi.

Atualmente, ouço muitos dizerem sobre as funções da Controladoria, seus desafios e etc., uma das questões que sempre surgem quando se fala sobre as atribuições da Controladoria é a elaboração das peças orçamentárias. Hoje, possuímos alguns modelos de orçamento como base zero, rolling ou contínuo, dentre outros modelos e variações destes. O que ocorre é, não poucas vezes, sentirmos certa descredibilidade na ferramenta, alguns dizem que não funcionam, outros dizem que isso atrapalha o bom andamento das atividades operacionais e até surgem vertentes que dizem que o orçamento é um instrumento político utilizado internamente nas empresas para articulação e negociatas, tudo isso pode ser verdade e também não ser, dependendo do contexto. Ainda assim, não pretendo, neste artigo, definir os preceitos de ética moral ou o funcionamento político do orçamento dentro das empresas, mas tratar de que forma essa ferramenta, que é tão usual, não somente nas empresas, mas nas comunidades, nos lares, etc., possa ter seu funcionamento aperfeiçoado e sua razão de ser ratificada sendo dada por uma única necessidade: a capacidade de prever razoavelmente cenários possíveis mediante os recursos existentes ou que venham a existir.

Certa vez, um de meus professores me disse: “quando se elabora um orçamento, a única certeza que se tem é a de que se vai errar”, me ocupei muito desta teoria e com o passar do tempo, com o aprendizado e as experiências vividas, sinto que essa abordagem faz todo o sentido. Não é impossível, mas é muito difícil encontrar organizações que tenham, de forma justa, seus dispêndios e ingressos executados equivalentes ao orçado. O verdadeiro “poder” ou “função” desta ferramenta está no quanto ela nos faz pensar sobre o que pode ou não acontecer no futuro, se as receitas ocorreram como o previsto, se o preço das commodities será inalterado, se a valorização da moeda impactará nas importações, dentre outros, e, para isso, às vezes nos esquecemos que esse mesmo movimento que nos faz demandar tempo e energia para mensurar e valorizar os eventos econômicos futuros precisa de outro ingrediente muito importante: o planejamento.

Mas, para quê planejar se estamos mensurando e consequentemente pensando no que pode acontecer? Tomemos como analogia uma viagem que precisemos fazer. O que está envolvido? Passagens, hospedagens, refeições etc., mas, antes de pensarmos em todos esses fatores, o que nos vem à mente? Aonde iremos, o que faremos, por que faremos, como faremos, entre outros, daí isso nos leva a fazer os cálculos necessários de tudo aquilo que faremos com o tempo e recursos envolvidos, pode ocorrer de haver restrições orçamentárias, pois podemos ter o sonho de dar a volta ao mundo, mas na maioria dos casos a disponibilidade de recursos fica descasada com o querer. Nesse momento, voltamos aos nossos por que, o quê, quando, onde, quem e, finalmente, quanto, para perceber se as necessidades envolvidas podem ser realizadas mediante os recursos disponíveis. Quando estivermos seguros daquilo que precisamos fazer, analisaremos de que forma podemos otimizar os recursos, e aí sim teremos concluído o processo orçamentário.

Analisando o esquema proposto acima, identifica-se que, antes de iniciarmos o orçamento, passamos por todas as fases de pesquisa e delimitação das necessidades, e quando esta fase estiver concluída, podemos pensar com mais clareza sobre os recursos envolvidos e que formas podem ser encontradas para otimizá-lo. Seguindo esta linha de raciocínio, podemos até chegar à conclusão de que a viagem não fazia sentido, ou pelo menos não naquele momento, sendo assim, nem o investimento seria necessário.

Por vezes, ouvi depoimentos sobre empresas que executam processos orçamentários sem que eles estejam atrelados a um planejamento estratégico, mas, desta forma, como saber se a viagem faz sentido ou não? Se este é ou não o melhor momento para fazê-la? Utilizando a analogia acima, quando há descasamento entre o planejamento estratégico e o processo de elaboração orçamentária, não há como garantir que os recursos que estão sendo orçados fazem total sentido dentro da conjuntura da organização ou mesmo que eles gerarão riqueza (pois esse é o objetivo principal das empresas com fins de lucro).

Esta falta de alinhamento entre o orçamento e o planejamento estratégico e inclusive a não dependência do processo orçamentário do processo de planejamento estratégico faz com que comentários como aqueles citados no início deste artigo sejam comuns atualmente.

Existe ainda uma linha de autores que defende que as organizações não necessitam de orçamento, pois eles nada mais são do que meros comparativos que podem não funcionar corretamente e não levar as organizações a ganhos de performance, contudo, essas vertentes sofrem com o mesmo problema aqui apontado, pois quando não se está claro aquilo e aonde se quer chegar, o resto são números, mensurações e predições que, se não fundamentadas, não tem como garantir que os esforços realizados pelas organizações estão em consonância com os esforços realizados para determinação dos cenários futuros e o contexto da organização dentro desses cenários, compondo-se, assim, o planejamento estratégico.

Muitos, por acreditarem que o processo de planejamento estratégico é dispendioso e exige dedicação da equipe gestora (sendo, assim, um custo para a organização), optam por não fazê-lo, passando diretamente para a etapa de mensuração orçamentária, atingindo resultados através de replicação de modelos anteriores e realizando alguns ajustes, ou simplesmente desdobrando uma meta global de resultados para a fase de planejamento operacional, não atentando-se para o fato se a estrutura operacional de vendas, produção, etc., terão condições de suportar as demandas previstas. Contudo, a pergunta que fica, observando-se a analogia proposta, é: vale a pena, depois de fazer a viagem, investir e demandar tempo para sua execução, descobrir que ela não era tão importante ou necessária quanto pensávamos? Será que alguns momentos dedicados a mensurar relevância teriam evitado dispêndio de recursos desnecessários? Existe sempre, nas organizações, uma questão prática relacionada ao tempo disponível para execução das tarefas, mas e se mensurados os custos com operações desnecessárias, não pagariam os investimentos em planejamento com sobra de caixa?